PRENDRE LES RENDEZ-VOUS

Il est fortement suggéré de prendre vos propres rendez-vous. Vous dites à la secrétaire de prendre tous les noms des gens référés ou intéressés à vous rencontrer. Vous leur expliquez vous-même le détail de vos services et le coût des consultations à la visite ou le programme. Vous perdrez davantage de clients si c’est la secrétaire qui s’occupe de votre agenda.

Vous prenez ensuite les rendez-vous de suivis dans votre bureau. Vous donnez votre numéro de téléphone pour tous changements. Vous gérez votre propre horaire et modifiez vous-même les rendez-vous. La clientèle augmentera si vous êtes le responsable de votre agenda.

Vous recevrez votre agenda à la mi-décembre. Les dates de l’agenda doivent être faites en décembre.

L’agenda comprend:

• Objectifs de l’année
  Remplir ces objectifs pour savoir où vous voulez vous rendre cette année.
• Horaire des 52 semaines de l'année et 2 semaines en janvier de l'autre année. Douze mois de l'année et janvier de l'autre année et planification hebdomadaire et mensuelle
• Indiquer les fêtes à ne pas oublier, vos rendez-vous personnels, etc.
• Renseignements pour les nutritionnistes/diététistes
• Maladies et traitements
• Vitamines et minéraux
• Adresses importantes diverses
• Répertoire téléphonique:
  Bottin des nutritionnistes/diététistes du groupe
  Ajouter les adresses au fur et à mesure selon votre besoin.
• Bloc Note
  Inscrire tout ce qui vous tombe sur la main. Ce bloc note est pratique.
• Section à remettre au siège social
  Envoyer vos 3 rapports simplifiés Harmonie Santé.
• Fiches téléphoniques à la fin de l’agenda:
  Écrire tout dans votre agenda même les messages personnels.

PROCÉDURE

• Toujours inscrire au crayon de plomb dans votre agenda pour la propreté. Inscrire à l’avance les dates de l'agenda pour toute l'année afin de vous éviter des désagréments lorsque vous prendrez des rendez-vous. Voir l'exemple au début de votre agenda.
• Lorsque vous prenez des rendez-vous, indiquer le nom, ensuite le prénom, les deux numéros de téléphone: maison et ensuite celui au travail. Ajouter la référence en bas ainsi que la raison de la consultation.
• Les lettres A C FR L Ag C signifient : argent, chèque, facture ou reçu, livre et agenda.cassette
• Votre agenda est une partie de votre tenue de livre, vous n'avez pas à retranscrire le nom, le montant et la date une autre fois. Il y a un espace où vous pourrez indiquer l’argent reçu durant la semaine.

Les avantages de prendre des suivis aux 20 minutes par visite de suivi:

• Les gens ont peu de temps, je rencontre souvent des professeurs sur mon heure de diner et des gens pressés qui n’ont pas beaucoup de temps et le 20 minutes est très satisfaisant. J’ai le temps de tout faire sans bousculer mon client.
• Vous perdrez moins de temps dans vos heures de consultations. Il y aura toujours 1 ou 2 annulations, vous pouvez à ce moment prendre le retard dans ces annulations, si besoin il y a. Il est rare de constater que tous les gens viennent à leur rendez-vous. Au lieu d’avoir perdu 30 minutes, je perd 20 minutes seulement. Et croyez-moi cela fait une différence lorsqu’on peut céduler 3 clients à l’heure au lieu de 2 à l’heure. N’oubliez pas que la satisfaction de notre profession est aussi dans l’efficacité du temps passé avec nos clients et le temps qu’il reste à être chez vous avec votre famille ou à faire autre chose.
• Vous aurez un salaire satisfaisant qui revient à environ 99$/heure sinon vous allez avoir 66$/heure lors d’un programme. Lorsque vous cédulez au ½ heure et que vous désirez garder cela, vous devrez augmenter votre tarif horaire afin d’avoir un revenu à la hauteur de votre compétence.
• L’important c’est le service qu’on offre à notre client. Si le client est avisé que la rencontre dure en moyenne 20 minutes, il ne s’attend pas à autre chose. Avec expérience, je peux vous dire que nous avons suffisamment de temps pour tout faire. Évidemment, il y a des exceptions, il arrive également que cela prenne plus de temps.
• Avoir un plan durant la rencontre vous aidera à respecter le 20 minutes par rencontre, aucun plan et vous prendrez plus de temps. Évidemment il y a toujours des exceptions à toutes règles.

POUR AMÉLIORER LE TEMPS EN CONSULTATIONS

• Essayer de vous céduler des blocs de consultations.
• Éviter l’éparpillement dans la semaine, les clients vont s’adapter à vous.
• Moi, je préfère mettre mes consultations les mardis, mercredis et jeudis. Si le client ne peut pas mercredi, je lui offre jeudi et vice versa. Une période le vendredi matin ou le samedi matin pour vous dépanner. Au début de semaine, c’est souvent là que vous avez des téléphones, à ce moment-là vous pourrez compléter votre horaire avec des premières consultations.
• CONSEIL IMPORTANT: Lorsqu’un client vous téléphone, tenter de le voir dans la même semaine, sinon en le rencontrant l’autre semaine, vous allez avoir une plus grande probabilité d’annulation. C’est l’expérience qui parle !